Ako začať s digitalizáciou podniku?

Jednou z ciest ako dosiahnuť, aby podnik bol úspešný, je určite digitalizácia procesov. Ak ste sa už rozhodli, že chcete procesy digitalizovať, ako prvý krok odporúčame spoznať svoje aktuálne procesy a zdokumentovať ich tak, aby ich dokázali pochopiť rýchlo a jednoznačne všetci zamestnanci.

Bežne sa v praxi stretávame s tým, že pracovníci poznajú iba tie procesy, ktoré sami aj rutinne vykonávajú. Komplexný pohľad na všetky procesy spoločnosti, ich závislosti od iných procesov, ľudí, IT systémov a legislatívy je veľkou vzácnosťou. Je to najmä z dôvodu, že vytvoriť a udržiavať aktuálnu takúto digitálnu mapu procesov podniku, nie je jednoduchá úloha. Aj keď sa spoločnosti o takéto niečo v minulosti pokúšali, bez správneho nástroja je veľmi náročné takúto „mapu“ pripraviť a takmer nemožné ju udržiavať aktuálnu. Ak sa takáto mapa zakreslí do správneho digitálneho nástroja, nazýva sa digitálne dvojča podniku.

Popis takýchto procesov je ideálne tvoriť podľa metodológie, aby ho vedel čítať riaditeľ, skladník, IT dodávateľ alebo obchodný partner. Preto sa na takéto zakreslenie procesov používa zvyčajne štandard BPMN, ktorý definuje univerzálny jazyk pre procesy. Štandard BPMN sa skladá z objektov s jednoduchým popisom. Predstaviť si to môžete tiež ako obrázok, obsahujúci štvorčeky, guličky a šípky 😊. Samozrejme zapísanie procesu v tomto štandarde vyžaduje istú technickú znalosť ale najmä znalosť analytika so zmyslom pre abstraktnosť. Preto by ju mali vykonávať pracovníci, ktorí vybraný proces najviac poznajú. V prvotnom zdokumentovaní procesov vieme samozrejme zákazníkom pomôcť aj my, ale výhodou je, ak zákazník si dokáže mapovanie a dokumentáciu procesov rozširovať a upravovať vlastnými silami.

Nedávno som na návšteve jedného nášho zákazníka videl vytlačenú obrovskú mapu hlavných procesov, ktorú si vytvoril pred pár rokmi. Podnik má veľké plány v oblasti digitalizácie a pochopil, že bez poznania súčasných procesov nebude vedieť kvalitne a rýchlo navrhnúť procesy nové. Zostalo však zatiaľ iba pri ich grafickom zakreslení. Zákazníkovi by preto veľmi pomohol moderný nástroj, ktorý by mu celý proces uľahčil a mohol takto zakreslené informácie maximálne využiť.

Moderné nástroje pre podporu procesnej integrácie pomáhajú tak, aby práca s nimi bola maximálne jednoduchá a intuitívna. Takýto nástroj okrem toho, že pomáha jednoducho o rýchlo procesy zdokumentovať, dokáže ešte oveľa viac. Okrem samotného zápisu procesu spolu s ich vzťahmi, môžete doplniť aj ďalšie dôležité informácie, ako napríklad priradenie profesie ktorá proces vykonáva alebo kontroluje, doplnenie zodpovedností za procesy alebo jednotlivé činnosti, či doplnenie zariadení, ktoré sú pre vykonanie procesu potrebné. Je možné tiež doplniť informácie v ktorých IT systémoch sa jednotlivé procesy vykonávajú, aké dokumenty do procesu vstupujú a aké vystupujú. Informácie je možné doplniť taktiež o riziká s jednotlivými činnosťami, k nim priraďovať ich kontroly, kontrolné ciele atď.

Ak toto všetko dokážete zapísať, budete následne vedieť tieto procesy schvaľovať, revidovať, komentovať a jednoduchým spôsobom vyhodnocovať. Okrem toho môžete k procesom doplniť používateľskú dokumentáciu a následne to všetko zverejňovať pre koncových pracovníkov cez web alebo priamo na ich mobilných zariadeniach. Takto si Vaši pracovníci budú vedieť poradiť naozaj v každej situácii a vždy podľa vopred dohodnutých pravidiel. Okrem toho Vám takýto systém dokáže odpovedať na otázky, na ktoré ste sa predtým nevedeli možno ani len opýtať.

Takéto mapovanie procesov preto odporúčame vykonávať pomocou moderných softvérových nástrojov, ktoré sú dnes dostupné typicky v Cloude,. My ponúkame našim zákazníkom moderné nástroje od našich partnerských spoločností SAP a BOC Group. Nástroj SAP Signavio získala spoločnosť SAP len nedávno akvizíciou spoločnosti Signavio a následne ho úspešne integrovala na svoje produktové portfólio. Jeho výhodou sú najmä analytické možnosti nad procesmi priamo v IS SAP a plná integrácia do tohoto prostredia. Nástroje ADONIS, ADOIT a ADOGRC spoločnosti BOC Group zase obsadzujú najvyššie priečky v každoročnom rebríčku Gartner Magic Quadrant™ for Enterprise Architecture a BPM Tools. Zároveň tieto nástroje pokrývajú nielen oblasť riadenia procesov, ale aj riadenie rizík a IT architektúry organizácie. Ak sa teda obrátite na nás, radi poradíme a vyberieme ten správny nástroj aj pre Vás.

Ako sme uviedli na začiatku, digitalizácia procesov je len začiatok. Keď už máte aktuálne procesy takto detailne zmapované, je ideálna šanca začať analyzovať a hľadať miesta ako ich optimalizovať a digitalizovať. Takýto nástroj a najmä aktívna práca s ním potom dokáže urobiť podnikanie jednoduchšie, prehľadnejšie, rýchlejšie a takto pomôcť spoločnostiam byť ešte úspešnejšími ! Efektívna integrácia procesov potom môže byť jedným z prvých krokov, ako takúto digitalizáciu podnikov dosiahnuť.