Integrácia pracovných postupov do obchodných procesov

Integrácia Workflow do podnikových procesov je dôležitou súčasťou digitálnej transformácie organizácie. Pomáha im prispôsobiť meniacim sa potrebám trhu, zákazníkov a zamestnancov.

Cieľom Workflow je podľa stanovených pravidiel prideľovať úlohy jednotlivým pracovníkom tak, aby bol splnený sled aktivít a úloh v spracovaní konkrétneho dokumentu a informácie. Ak spoločnosť vie definovať neustále opakujúce sa scenáre do algoritmu, informačný systém dokáže tieto procesy maximálne zjednodušiť, zautomatizovať a sprehľadniť. Spracovanie bežných úloh, ktoré pred automatizáciou trvali neúmerne dlhý čas, sú zrazu rýchle, operatívne a navyše sa dajú v ľubovoľnom čase monitorovať a kontrolovať. Schválenie dovolenky, objednanie náhradného dielu, rezervácia automobilu alebo schválenie preplatenia faktúry už nemusí byť len o telefonovaní, preposielaní mailov alebo vypisovaní formulárov, ktoré dni alebo týždne potom putujú medzi zamestnancami.

Každá moderná spoločnosť sa snaží odbúrať alebo čo najviac zjednodušiť a automatizovať najmä neproduktívne procesy, ktoré sú pre bežný chod spoločnosti nevyhnutné. Integrácia workflow do podnikových procesov vie potom priniesť potom okrem zrýchlenia, sprehľadnenia a zjednodušenia procesov aj zníženie chybovosti a tým zlepšenie spokojnosti zákazníkov a zamestnancov.

Dnes je podpora digitálneho Workflow obsiahnutá v takmer každom informačnom systéme, pričom systémy ako SAP ECC alebo S/4HANA nie sú toho výnimkou. Keďže digitalizácia procesov je naše hlavné zameranie, práve automatizáciou založenej na technológii Workflow sme už pomohli nejednému zákazníkovi.

Aktuálne pre jedného z nich vytvárame automatizáciu pre celú sadu interných procesov za využitia technológie SAP Business Technology Platform (SAP BTP). Zákazník prišiel približne pred rokom s víziou, že jeho cieľom je nahradiť všetky schvaľovacie písomné formuláre pomocou digitalizácie. Napriek tomu, že zákazník aktuálne ešte stále využíva ako ERP systém tradičnú on-premise verziu systému SAP ECC 6.0, rozhodol sa, že celú automatizáciu bude vykonávať v prostredí Cloud. Pre tento účel sme mu pripravili najmodernejšie technologické prostredie SAP BTP . Jeho hlavnou časťou, s ktorou používatelia v novom riešení budú pracovať, je komponent SAP BTP WorkZone. Tento cloudový nástroj tvorí webové, jednotné, personifikované a hlavne naozaj bezpečné prostredie na každodennú prácu. Toto riešenie, na rozdiel od štandardných komponentov SAP, má hneď niekoľko podstatných výhod. Okrem dostupnosti podnikových aplikácií kdekoľvek na svete s bezpečným prístupom cez internet, umožní prepojenie aplikácií na viaceré systémy SAP ako aj ostatné podnikové systémy. Týmto sa pre zákazníka vytvorí centrálny a jednotný prístupový bod ku jeho všetkým podnikovým aplikáciám. Ďalšou z výhod tohto riešenia je možnosť dostať aplikácie na mobilný telefón, tablet alebo dokonca na Apple hodinky, čo umožní zaneprázdneným manažérom vykonávať kontrolu chodu podniku zadávaním alebo schvaľovaním úloh pri čakaní na letisku alebo u lekára 😊.

Úplne nové možnosti však otvára nový technologický cloud komponent ktorý sa volá SAP Task Center, ktorý dokáže tvoriť Workflow procesy nad viacerým informačnými systémami a tým zapojiť do procesu automatizácie aj ďalších zamestnancov, ktorý doteraz prístup do informačných systémoch nemali.

Na základe našich skúseností považujeme oblasť workflow za naozaj veľkú a jedinečnú príležitosť, ktorá umožní podnikom pracovať lepšie, rýchlejšie a efektívnejšie. V tejto oblasti preto pripravujeme niekoľko zaujímavých technologických noviniek, ktoré ešte viac rozšíria možnosti digitalizácie aj na ďalšie špecifické skupiny zamestnancov.