Inventarizácia majetku v cloude
Dnes sme si pre Vás pripravili ďalší príklad digitalizácie procesu do podnikového systému priamo z praxe, ktorý slúži na inventarizáciu majetku podniku. Riešenie vychádza zo základov evidencie majetku štandardného modulu systému SAP Asset Management (AM), kde je možné spravovať majetok pre účely evidencie a finančného účtovania.
Náš zákazník má veľké množstvo majetku rozloženého v mnohých lokalitách, ktorý je evidovaný na konkrétnych pracovníkov. Keďže hmotný majetok tvorí obrovskú časť hodnoty spoločnosti, efektívna evidencia, údržba a pravidelná inventarizácia majetku je dôležitá súčasť efektívneho podnikania.
Zákazník mal požiadavku dostať procesy správy a kontroly majetku do jediného systému, ktorý bude integrovaný so všetkými zdrojmi dát a bude maximálne automatizovaný. Zákazník potreboval vybudovať nový systém najmä z dôvodu, že súčasný proces inventarizácie bol veľmi zložitý. V minulosti musel prenášať informácie o majetku z viacerých informačných systémov, tie potom konsolidovať, generovať reporty, tie potom mailom distribuovať, následne manuálne všetky majetky kontrolovať, výsledky zapisovať na papier, zmeny posielať naspäť a nakoniec zmeny prácne aktualizovať do zdrojových IS.
Novým riešením sa všetky uvedené manuálne činnosti odstránili. Rozhodli sa, že všetky dáta o majetku budú primárne len v jednom systéme a to SAP S/4HANA Public Cloud. Celý proces inventarizácie bude prebiehať v jednotnom riešení FAIN BTP, čo je cloud verzia obľúbeného riešenia FAIN. V novom riešení bude zákazník vytvárať zoznamy majetkov, priraďovať komisie, aktivovať zber dát centrálnym notifikačným nástrojom. Samotný zber dát o majetku bude prebiehať dvoma spôsobmi. Najväčšia časť majetku bude skontrolovaná pomocou cloud portálu SAP BTP priamo zamestnancami, ktorí majú majetok priradený. Zostávajúci majetok bude fyzicky skontrolovaný centrálne pomocou mobilnej aplikácie a načítaním QR kódov, ktorými je majetok označený. Spracovania výsledku zberu dát z oboch zdrojov vykoná správca majetku, ktorý pripraví podklad pre schválenie a vyhodnotenie pre inventarizačnú komisiu. Reporty o výsledku sú k dispozícii ako PDF dokumenty, ktoré je možné kedykoľvek vytvoriť alebo archivovať. Po schválení a uzavretí inventúry systém automaticky aktualizuje všetky zmenené dáta priamo do kariet majetku v systéme SAP S/4HANA. Súčasťou riešenia bol automatický prenos časti majetku aj do SW tretej strany cez cloudovú integračnú platformu SAP Integration Suite.
Zákazník takto získal jediný a komplexný Cloud nástroj, ktorý ho nielen prevedie celým procesom inventarizácie, ale časť funkcií, ako je zoznam vlastného majetku bude využívaný po celý rok. Dnes už žiadneho zamestnanca neprekvapí, aký majetok a v akom stave ho má priradený.
Celé riešenie je plne integrované do SAP Cloud prostredia zákazníka a preto bude vyžadovať len minimálne nároky na jeho prevádzku. Keďže riešenie je vytvorené na báze cloud riešení, poskytne zákazníkovi všetky výhody ktoré cloud prináša a to pri zachovaní požiadavky na vysokú bezpečnosť riešenia.
